Een conferentie organiseren betekent tientallen keuzes maken. Over het programma, de ruimtes, techniek, catering, ontvangst en natuurlijk de ervaring van de gasten. En juist wanneer de datum dichterbij komt, blijken details ineens behoorlijk belangrijk.
Dan helpt het als je er als organisator niet alleen voor staat.
Bij The Hague Conference Centre geloven we daarom in co-creatie. Niet simpelweg een zaal aanbieden en uitvoeren wat er op een draaiboek staat, maar vanaf het begin samen nadenken over wat een bijeenkomst nodig heeft om te slagen. Die samenwerking vormt een belangrijk onderdeel van onze manier van werken.
Het begint niet met de zaal, maar met het doel
Hoeveel gasten komen er? Welke opstelling is gewenst? Hoe laat begint de lunch?
Belangrijke vragen natuurlijk. Maar er is een vraag die wat ons betreft eerder komt: wat wil je met deze conferentie bereiken?
In de intake van The Hague Conference Centre staan daarom de doelen, wensen en randvoorwaarden van de opdrachtgever centraal. Het team wil weten wat belangrijk is voor de organisator én voor de gasten, denkt mee en doet suggesties.
Dat verschil is belangrijk.
Wanneer je begrijpt waarom mensen samenkomen, kun je namelijk verder kijken dan de praktische uitvoering. Dan wordt een locatie geen verzameling vierkante meters, maar onderdeel van de bijeenkomst.
Van opdrachtgever en leverancier naar één team
Co-creatie werkt pas echt wanneer je niet tegenover, maar naast elkaar staat.
Dat betekent luisteren naar plannen en wensen, maar ook kennis en ideeën teruggeven. Misschien kan een ruimte slimmer worden gebruikt. Misschien vraagt een programmaonderdeel om een andere setting. Of ontstaat er tijdens de voorbereiding een wens die niet in het oorspronkelijke plan stond.
Precies daar zit de waarde van samenwerking.
The Hague Conference Centre beschrijft het als samen met de klant één hecht team vormen. Daarbij horen flexibiliteit, openstaan voor de mening van de opdrachtgever en vooral denken in mogelijkheden in plaats van beperkingen.
Co-creatie betekent dus niet dat je als organisator méér moet doen. Het betekent dat je meer kennis, creativiteit en oplossingskracht naast je krijgt.
Waarom dat ook minder stress oplevert
Wie een grote conferentie organiseert, wil op de dag zelf niet bij ieder praktisch detail hoeven denken: gaat dit wel goed?
Daarom stopt samenwerken niet zodra de voorbereiding klaar is. Tijdens het evenement zijn bij The Hague Conference Centre party managers zichtbaar en aanspreekbaar en werkt een gastvrij team samen om de bijeenkomst soepel te laten verlopen. Ook de eigen keuken is ingericht op kwaliteit, versheid en flexibiliteit.
Dat geeft ruimte.
Ruimte om gasten te ontvangen.
Ruimte om aandacht aan sprekers te geven.
Ruimte om zelf aanwezig te zijn bij de inhoud.
Ruimte om aandacht aan sprekers te geven.
Ruimte om zelf aanwezig te zijn bij de inhoud.
En misschien is dát wel een van de belangrijkste voordelen van goede co-creatie: je hebt niet het gevoel dat je de conferentie alleen organiseert.
Samen vormt het betere geheel
Een organisator kent zijn doelgroep, inhoud en ambities als geen ander. Een ervaren conferentieteam kent de ruimtes en weet wat er praktisch mogelijk is.
Breng die kennis vroeg genoeg bij elkaar en er ontstaat iets wat geen van beide partijen alleen had kunnen bedenken.
Dat is voor ons co-creatie.
Geen standaardpakket waarin de conferentie moet passen, maar samen zoeken naar wat bij de bijeenkomst past.
Want de beste conferenties organiseer je niet vóór een opdrachtgever, maar mét een opdrachtgever.
En als je weet dat er een team naast je staat dat meedenkt, schakelt en oplossingen zoekt, wordt het organiseren ervan meteen een stuk prettiger. The Hague Conference Centre. Where it all comes together.